PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL
1. INTRODUCCIÓN
Drogas Pague Menos desde su constitución se ha visualizado como una organización que genere crecimiento en todos sus grupos de interés impulsados en la ética, legalidad y la buena fe de sus actividades, ciñendo su accionar a las condiciones dispuestas en la ley y en todas las buenas practicas aplicables.
Dentro de esta búsqueda constante de la adopción de buenas prácticas y cumplimiento de requisitos legales se resalta como una política clara y de estricto cumplimiento la prohibición y notificación de cualquier práctica no ética empresarial o soborno de cualquier tipo y en cualquier grado.
Entendemos que la corrupción es un riesgo latente para la organización en el desarrollo de sus operaciones y que es el deber articular por medio de un programa de Transparencia y Ética Empresarial en adelante PTEE las condiciones idóneas para gestionar todos estos riesgos, evitar su materialización y definir marcos de acción para su reacción.
El presente manual y los anexos contienen las políticas, etapas, procedimientos, metodologías y mecanismos a partir de los cuales se gestionará el riesgo asociado al PTEE. Es así como este documento constituye una herramienta que les permite a todos los funcionarios y grupos de interés actuar de manera diligente en la gestión y la administración de la corrupción transnacional.
2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo general
Desarrollar de manera efectiva un programa y una cultura organizacional que gestione los riesgos asociados a la corrupción y el soborno en todos los procesos de la organización y en relación a todos sus grupos de interés.
2.2 Objetivos Específicos
direccione las actividades de planeación, desarrollo, control y evaluación en todos los ciclos de los procesos y cree las condiciones ideales para
Instaurar los documentos, políticas, directrices, procedimientos, responsabilidades y actividades para el PTEE
Crear una cultura de legalidad en la educación en todos sus grupos de interés enfocada en blindar a la organización de cualquier práctica indebida
3. ALCANCE
El alcance de este programa abarca a todos los trabajadores de la organización independiente de su cargo, su vinculación o rol, y es extensivo a todas las personas que se relacionan a través de sus actividades es decir todos los grupos de interés sin importar el impacto.
Todos los lineamientos, actividades y directrices expuestas en este documento son de estricto cumplimiento por todos los grupos de interés que por ley les correspondes aplicarlo y cualquier violación estará expuesta a las sanciones establecidas en la ley e internas de DROGAS PAGUE MENOS, cada actualización de este documento estará socializada y de consulta abierta en la página web www.drogaspaguemenos.com.co.
4. DEFINICIONES
Los términos que se utilizarán dentro del presente manual deberán ser entendidos bajo el significado descrito a continuación:
Altos Directivos: Son las personas naturales o jurídicas, designadas de acuerdo con los estatutos sociales o cualquier otra disposición interna de la Persona Jurídica y la ley colombiana, según sea el caso, para administrar y dirigir la Persona Jurídica, trátese de miembros de cuerpos colegiados o de personas individualmente consideradas.
Auditoría de Cumplimiento: Es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la debida ejecución del Programa de Ética Empresarial.
Contratista: Se refiere, en el contexto de un negocio o transacción internacional, a cualquier tercero que preste servicios a una Persona Jurídica o que tenga con ésta
una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración o de riesgo compartido con la Persona Jurídica.
Cortesías: Demostración hacia otro individuo a través de favores, regalos, beneficios, bienes entre otros, los cuales manifiesta afecto, respeto o atención.
Debida Diligencia: Alude, en el contexto de esta Guía, a la revisión periódica que ha de hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción internacional, cuyo propósito es el de identificar y evaluar los riesgos de Soborno Transnacional que pueden afectar a una Persona Jurídica, sus Sociedades Subordinadas y a los Contratistas. Respecto de estos últimos, se sugiere, además, adelantar una verificación de su buen crédito y reputación.
En ningún caso, el término Debida Diligencia que se define en esta Guía, se referirá a los procedimientos de debida diligencia que se utilizan en otros sistemas de gestión de riesgos (por ejemplo, lavado de activos y financiamiento del terrorismo), cuya realización se rige por normas diferentes.
Empleado: Es el individuo que se obliga a prestar un servicio personal bajo subordinación a una Persona Jurídica o a cualquiera de sus Sociedades Subordinadas, a cambio de una remuneración.
Fuentes o factores de Riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de Soborno Transnacional en los que la organización podría tener vulnerabilidad, donde la empresa debe tener un cuidado especial para identificarlos. Para el desarrollo de PTEE se tendrán en cuenta las siguientes fuentes de acuerdo a lo establecido en la Circular externa No. 100-00003 de la Superintendencia de Sociedades:
Contrapartes: personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier Es decir; accionistas, socios, colaboradores, clientes y proveedores de bienes y servicios:
Sector Económico: Sectores de la economía que son las vulnerables o se presenta mayor índice de corrupción, donde existe interacción frecuente entre personas jurídicas con contratistas Públicos.
Países: Zonas geográficas identificadas como expuestas al riesgo Soborno Transnacional por índices de percepción de corrupción elevados, estructuras políticas con falta de lineamientos y controles, a su vez, países considerados como paraísos fiscales en donde la organización realice operación.
Guía: Es el presente documento en el cual se incluyen recomendaciones para la
adopción de los Principios, cuya efectividad le permitirá a cualquier Persona Jurídica identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos de Soborno Transnacional.
Ley 1778 o Ley Anti-Soborno: Es la Ley 1778 de febrero 2 de 2016.
Manual de Cumplimiento: Es el documento que recoge el Programa de Ética Empresarial de la Persona Jurídica.
OCDE: Es la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos.
Oficial de Cumplimiento: Es la persona natural designada por los Altos Directivos para liderar y administrar el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno
Transnacional. El mismo individuo podrá, si así lo deciden los órganos competentes de la Persona Jurídica, asumir funciones en relación con otros sistemas de gestión de riesgo, tales como los relacionados con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, la protección de datos personales y la prevención de infracciones al régimen de competencia.
Personas expuestas políticamente (PEP): son personas que detentan algún grado de poder público, gozan de reconocimiento público o manejan recursos del estado.
Persona Jurídica: Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones y en el contexto de esta Guía, se refiere a las entidades que deberían poner en marcha un Programa de Ética Empresarial. El término Persona Jurídica se refiere, entre otras a cualquier tipo de sociedad de acuerdo con las leyes colombianas, las entidades que sean consideradas como controlantes en los términos del artículo segundo de la Ley Anti-Soborno, las entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en Colombia y cualquier otra entidad que sea calificada como persona jurídica conforme a las normas colombianas.
Políticas de Cumplimiento: Son las políticas generales que adoptan los Altos Directivos de una Persona Jurídica para que esta última pueda llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta y esté en condiciones de identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos relacionados con el Soborno Transnacional y otras prácticas corruptas.
Principios: Son los principios enunciados en el numeral IV de la Circular Externa 100-000003 que tienen como finalidad la puesta en marcha de los Sistemas de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional.
Programa de Ética Empresarial: Son los procedimientos específicos a cargo del Oficial de Cumplimiento, encaminados a poner en funcionamiento las Políticas de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de Soborno Transnacional, así como otros que se relacionen con cualquier
acto de corrupción que pueda afectar a una Persona Jurídica.
Servidor Público Extranjero: Es toda persona que tenga un cargo legislativo, administrativo o judicial en un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o una jurisdicción extranjera, sin importar si el individuo hubiere sido nombrado o elegido. También se considera servidor público extranjero toda persona que ejerza una función pública para un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o en una jurisdicción extranjera, sea dentro de un organismo público, o de una empresa del Estado o una entidad cuyo poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad del Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o de una jurisdicción extranjera. También se entenderá que ostenta la referida calidad cualquier funcionario o agente de una organización pública internacional.
Sistema de Gestión de Riesgos de corrupción de Soborno Transnacional: Es el sistema orientado a la correcta articulación de las Políticas de Cumplimiento con el Programa de Ética Empresarial y su adecuada puesta en marcha en la Persona Jurídica.
Soborno Transnacional: Es el acto el acto en virtud del cual, una persona jurídica, por medio de sus Colaboradores, administradores, Asociados, Contratistas o Sociedades Subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: sumas de dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.
Sociedad Subordinada: Tiene el alcance previsto en el artículo 260 del Código de Comercio.
Sociedad Vigilada: Tiene el alcance previsto en el artículo 84 de la Ley 222 de 1995
5. ELEMENTOS PROGRAMA ÉTICA EMPRESARIAL
Drogas Pague Menos define su PTEE en su búsqueda de definir una estructura organizacional cimentada en principios y valores de legalidad, este programa será el mecanismo idóneo para asegurar los medios que garanticen la transparencia en el actuar de la empresa y el cumplimiento de responsabilidades con su contexto, desde:
5.1 Política de transparencia y legalidad
Drogas Pague menos define como política de transparencia y legalidad el compromiso de definir todas sus acciones de manera correcta y conforme a la ley y sus principios organizacionales, velando por la adopción y promoción por parte de todos sus grupos de interés.
Es deber de todos los trabajadores y las demás partes interesadas comprometerse con el cumplimiento de desarrollar todas las actividades desde la legalidad, conociendo y velando por el cumplimiento de todas las disposiciones legales a los que la empresa se encuentra obligada y yendo más allá con la apropiación de los valores, toda norma actualizada o expedidas por los entes competentes se deberá conocer, socializar y adoptar.
Las actividades que desarrolle cada trabajador desde su rol deben siempre alinearse al cumplimiento de sus responsabilidades legales y morales; asegurando en cada momento que prime la transparencia y legitimidad, que se asegure el espíritu organizacional y el buen nombre de Drogas Pague Menos.
Es también un deber moral anteponer siempre el bien común al interés propio y que este nunca genere actos que atenten contra la integridad de la empresa y terceros, toda acción y/o decisión debe estar ajustada a su comprobación y seguimiento y debe ser tomada bajo los lineamientos de la empresa exenta de beneficios particulares indebidos sea en dinero, recompensas, facilidades, reconocimientos o facilidades que pueda brindar un tercero para ocasionar un acto irregular.
Todos los trabajadores y las demás partes interesadas en sus relaciones con la organización y sus actividades tienen el deber de comunicar a Drogas Pague Menos por los medios seguros dispuestos o el que considere, todo acto irregular cometido por un trabajador o un tercero, que atente contra los principios establecidos en este documento y que pueda afectar el buen actuar de la compañía.
5.2 Plan de implementación
En búsqueda del cumplimiento de la política anteriormente presentada Drogas Pague Menos genera un plan de implementación que asegure su adopción en los procesos de la organización y por ende impulsar su cumplimiento y el desarrollo de actividades transparentes y legítimas que se acoplen y cumplan las normas legales, las directrices internas y los valores institucionales.
Este plan busca definir de manera clara las responsabilidades para cumplir el debido proceso por medio de la articulación los procedimientos internos, estas responsabilidades se buscaran individualizar para asegurar su seguimiento y la toma de acciones en momento de materializarse es así que se identificara desde cada proceso las actividades susceptibles a fraude, corrupción y sobornos generando controles internos estratégicos y planeando desde cada líder las condiciones para reducir el riesgo de su materialización, esta actividad quedara en todo documento y se socializara con el personal interno cada vez que se establezca.
Articulará con los demás programas y sistemas de la organización la estructura necesaria para su cumplimiento, desde cada una de los manuales y directrices se buscará la implementación de las directrices consignadas en el PTEE, para lo cual se incluirá desde los documentos matrices como Políticas, perfiles de cargo, manuales e instructivos, así como actos de capacitaciones.
El oficial de cumplimiento coordinara esta actividad con el líder de recursos humanos logrando un sistema articulado de transparencia, e impulsara la cultura organizacional de la legalidad y socializara los medios más eficaces todas las directrices y acciones.
El programa se basará en el debido proceso de identificación de riesgos para lo cual el oficial de cumplimiento deberá de manera periódica generar ese espacio de revisión y los trabajadores deberán comunicar cada vez que encuentren una condición anómala o que propicie actos indebidos para ser contemplados en la herramienta de seguimiento y madurar el programa.
Drogas Pague Menos velara finalmente por los debidos procesos y el aseguramiento de la confidencialidad en las denuncias y la gestión de estas mismas para impulsar la participación y el derecho de los denunciantes ante la efectividad de las medidas tomadas y el correcto proceder de la gestión.
Al mismo tiempo realizar con diligencia y asegurando todos los derechos de los implicados el desarrollo de los debidos procesos investigativos para dar trámite a las denuncias interpuestas, esta actividad la desarrollara el oficial de cumplimiento con los implicados directamente y el aval de la alta dirección siempre garantizando los derechos del denunciante y del o de los denunciados.
5.3 Prácticas indebidas
El PTEE de Drogas Pague Menos busca legitimar las acciones de la compañía por medio de la definición de buenas prácticas y de valores corporativos para lo cual también reconoce la necesidad de complementar con la identificación y definición de prácticas que no se ciñen a la ley y generan la materialización de la corrupción en la empresa, producto de sus posiciones.
Es así como Drogas Pague Menos rechaza rotundamente cualquier acto
Soborno: Dar o recibir dadivas ya sea en dinero, regalos, facilidades, favores, entretenimiento o cualquier tipo de recompensa, con el fin de obtener beneficios que van en contravía de la legalidad o del buen actuar; estos actos se generan cuando se da incumplimiento de los procedimientos de cada área y se viola el principio de rector de los regalos y beneficios de terceros.
Conflicto de interés: Condición generada cuando un trabajador o un tercero de los grupos de interés vea afectada su imparcialidad y compromiso ante la empresa por los intereses propios afectando sus decisiones y actuaciones; todas estas condiciones se deben notificar a la organización y controlar su no materialización ante el estudio de partes.
Fraude: Drogas Pague Menos velara por el control de sus operaciones para no permitir el engaño en sus procesos propios o de terceros que pueda generar un aprovechamiento de alguna parte; de esta manera se rechaza cualquier acto que altere información de la organización, omita o incumpla pasos de los procedimientos internos, cree información falsa o altere la existente, altere las actividades de la empresa en pagos o contrataciones, que beneficie los intereses de un tercero de manera ilegal, gestione recursos ilegales, que financien malas prácticas, de uso particular e indebido a los bienes de la organización, se apropie de activos propios de la empresa e irregularidades que promuevan o faciliten este acto.
5.4 Lineamientos Complementarios
El Programa de Transparencia y ética empresarial de Drogas Pague Menos se complementará con las siguientes actividades a desarrollar y que son de estricto cumplimiento para su óptimo funcionamiento
Las políticas y directrices de este documento y sus actualizaciones deben ser aprobadas por la gerencia general.
Toda socialización y/o capacitación debe generar trazabilidad y formalización en la organización.
La metodología de la gestión de riesgos y de la matriz como herramienta debe ser revisada y actualizada cuando se requiera así como su información para tener el programa actualizado y funcional de acuerdo a los retos del contexto
Se deberán actualizar los riesgos cuando la organización este expuesta a nuevas condiciones sea por incursión en nuevos mercados, cambios en el medio, cambios en los grupos de interés, nuevas condiciones legales y/o políticas y cualquier otra gran eventualidad
No se llevarán a cabo operaciones, actividades, negocios y contratos sin que exista el respectivo soporte interno o externo, debidamente fechado y autorizado por las personas con atribuciones para tal fin. Esta documentación corresponde el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades
Se deberán almacenar los soportes de gestión del programa por un mínimo de tres años y este intervalo de tiempo se ajustará según los requerimientos de cada proceso y deberá quedar formalizado en los procedimientos para su posterior control, siendo estos las evidencias de implementación y de ejecución.
Todos los conflictos de interés que se presenten en la organización deben ser gestionados de acuerdo a la normatividad aplicable y con el direccionamiento de la alta dirección.
Drogas Pague menos no realizara ninguna transacción o relación alguna con terceros que se encuentren incluidos en las listas restrictivas o que tengan vínculos comprobados con organizaciones al margen de la ley.
Los procesos de conocimiento de contrapartes que sea realizado por otras entidades no eximirá de responsabilidad a la Organización frente a la debida diligencia de conocimiento de la contraparte.
Debe estar implícito en cada documento de desarrollo de actividades con terceros las directrices para asegurar la no materialización del soborno y la corrupción, bajo el cumplimiento del PTEE y la consecuencia de terminación de relaciones ante el incumplimiento
6. PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL
DROGAS PAGUE MENOS en la búsqueda de la adopción de sus principios y de cumplimiento de todo el marco normativo contra la corrupción y los sobornos define su programa empresarial en pro de la legalidad y las buenas practicas, que asegure en la organización y en cada uno de sus grupos de interés el actuar ceñidos a las normas y las regulaciones en el marco C-ST. Es así como asegura los siguientes puntos
Directriz de cumplimiento: Se estipula que el Programa de transparencia y ética empresarial es de estricto cumplimiento para todos los grupos de interés de la organización sea cual sea su manera de vinculación y que cada una de las responsabilidades y buenas practicas dispuestas en este programa deben ser conocidas y puestas en prácticas para lo cual se publicara y compartirá por los canales oficiales designados por la empresa (correo – página web)
Se designará un Oficial de cumplimiento del PTEE por parte de la alta dirección quien de los medios necesarios para liderar la gestión del riesgo de corrupción y soborno y gestionar todas las actividades que abarcan el programa dentro y fuera de la empresa, la designación se realizará en acto precedido por la gerencia y deberá estar formalizado la designación o cualquier novedad en este aspecto.
Gestión de riesgos: Se realizará una evaluación integral de los riesgos C-ST, que englobe:
La identificación de los riesgos con sus causas y consecuencias, describiendo las particularidades de cada uno.
Valoración de la exposición al riesgo con los posibles impactos y probabilidades de ocurrencia en valoración cuantitativa y cualitativa
Definición de controles necesarios para la gestión de los riesgos y su mitigación y la evaluación de estos mismos; el riesgo debe ser identificado y consensuado con los encargados de los procesos y se debe relacionar al encargado seguimiento.
Relacionara la articulación entre los controles establecidos y la exposición al riesgo con la evaluación del riesgo residual, para determinar los planes de acción.
Este proceso se desarrollará mediante la herramienta interna de seguimiento de Drogas Pague Menos, siendo esta la base para la articulación y la actualización del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, Evaluación de su gestión desde todos los procesos de manera transversal
Este PTEE será actualizado cada vez que se requiera producto del trabajo constante de análisis de nuevos riesgos y actualización de los ya existentes, de las lecciones aprendidas en el tratamiento de las operaciones, los PQRS de la organización y/o cada vez que las condiciones que el contexto interno y externo generen cambios o en un lapso máximo de dos (2) años si no se dan estas condiciones.
Drogas Pague Menos definirá para cada proceso dentro del procedimiento aplicable la gestión de regalos y/o beneficios a personal interno a la organización, ya que el sector del negocio presenta este tipo de prácticas para la ejecución de sus procesos misionales; en este sentido cualquier trabajador que por su trabajo tenga relación a laboratorios, empresas o aliados que en sus campañas entreguen cualquier beneficio siempre debe ser de manera institucional y no individual, definido por políticas auditables, no se podrá recibir alguno que sea para beneficiar directamente a un tercero o alterar decisiones, todo beneficio debe ser de conocimiento de la organización que lo entrega y sobre todo de Drogas Pague Menos, es deber de cada jefe de área definir los procedimientos según esta directriz y de cada administrador de punto y encargados de personal auditar constantemente su cumplimiento.
En el caso de que el proceso de regalos y/o beneficios sea para terceros por parte de Drogas Pague Menos, todo proceso que lo genere o implemente ya sea en entretenimiento, regalos o en auxilios debe manejarse dentro de la formalidad empresarial y sin ninguna pretensión de obtener beneficios por fuera de la ley o de directriz internas de otra organización o generar conflictos de interés o cualquier actividad por fuera del marco de la legalidad y de no tener claridad o precisar cualquier concepto se debe generar comunicación con el oficial de cumplimiento para revisión.
Se implementará la debida diligencia en todas las relaciones comerciales que se generen de la operación de Drogas Pague Menos y dejar los datos necesarios para hacer una trazabilidad de la evaluación integral de todos los aspectos necesarios a evaluar del tercero al identificar un posible riesgo de C-ST.
El PTEE producto de este análisis de riesgos debe ser socializado a todos los grupos de interés mediante los medios de comunicación oficiales y dispuesto
en la página web para consulta.
La alta dirección debe tener conocimiento del Programa de transparencia y Ética Empresarial, con sus componentes significativos y la exposición a riesgos de manera semestral por parte del oficial de cumplimiento, este proceso se debe desarrollar de manera formal y generar las acciones de mejora o correcticas que se identifiquen en esta socialización.
El PTEE debe ser socializado y tema de capacitación anual a todos los trabajadores de Drogas Pague Menos y se podrá hacer extensivo a los demás grupos de interés, resaltando que a todos los demás grupos de interés que no puedan hacer parte del programa de capacitación se debe socializar por diferentes canales los temas de interés del PTEE y cualquier actualización.
Reporte de actividades sospechosas de riesgos S-CT, para la atención de estos reportes la organización dispone del correo de contadordpm@gmail.com el cual es un canal directo con el encargado y será un canal confidencial y seguro para esta operación. A su vez se invita a cualquiera de las partes interesadas a comunicarse al correo investsob@supersociedades.gov.co canal que dispone la superintendencia de sociedades para denuncias
Se realizará un seguimiento extensivo a las contrapartes en las que se identifique una mayor probabilidad de materialización de riesgos C-ST y asegurar desde los contratos o los medios de vinculación el cumplimiento del PTEE en todas las operaciones que desarrolle con la empresa y todas las sanciones a las que quedaría expuesto por el incumplimiento.
Las donaciones de la organización estarán establecidas bajo el principio de ayuda desinteresada y la evaluación de terceros, cuando se requieran para llegar al beneficiario final, deberán ser sometidas a evaluación de la alta dirección y estar en conocimiento contable de la organización.
Se darán todas las condiciones en los procesos para tener la información disponible en relación al PTEE (transferencias de dinero u otros bienes) y que pueda ser auditada y/o controlada por la revisoría fiscal, teniendo todas las condiciones para poder detectar cualquier pago directo o indirecto relacionados con sobornos, dadivas, coimas u otras conductas irregulares.
En concordancia con el marco legal que rige a los Programas de Transparencia y Ética Empresarial cualquier incumplimiento a este acarrea penalidades y sanciones que de manera interna se plasman en el RIT de la organización y de manera externa se desarrollaran procesos para sanciones tanto a personas naturales, jurídicas o institucionales de tipo administrativas y penales como lo dispone la ley en el marco legal de la transparencia y la legalidad que ataca la corrupción y los sobornos.
7. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
7.1 Gerencia
Generar las directrices que rigen el Programa de Transparencia y ética empresarial, es responsabilidad de la gerencia dar las condiciones en que se realizará el diseño, estructuración, implementación, ejecución y verificación del programa, en concordancia con las competencias legales y las condiciones de la empresa deberá:
Expedir y definir la Política de Cumplimiento.
Definir el perfil del Oficial de Cumplimiento conforme a la Política de Cumplimiento y su idoneidad para el cargo y realizar su designación bajo acto formal
Aprobar el documento que contemple el PTEE
Revisar y retroalimentar los informes semestrales y esporádicos de seguimiento del PTEE
Asumir un compromiso dirigido a la prevención de los Riesgos C/ST, generando una estructura y unos principios en la organización que generen las condiciones ideales para desarrollar las actividades de manera ética, transparente y honesta.
Asegurar los recursos necesarios tanto económicos, humanos, tecnológicos y demás que requiera el Oficial de Cumplimiento para el cumplimiento de su labor.
Ordenar las acciones pertinentes contra los empleados cuando se infrinja lo previsto en el PTEE.
Propiciar y liderar una estrategia de socialización y gestión del conocimiento propicia que garantice la divulgación y conocimiento eficaz de las Políticas de Cumplimiento y del PTEE a los Empleados y grupos de interés de Drogas Pague Menos.
Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento del PTEE y todos los requerimientos que esta entidad pueda solicitar.
Asegurar que las actividades que resulten del desarrollo del PTEE se encuentran debidamente documentadas, de modo que se permita que la información responda a unos criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad.
7.2 Grupo Directivo y Jefes de procesos
Serán los responsables por la gestión de los riesgos en cada uno de sus procesos en todo el ciclo de vida no solo auditando su no materialización sino previniéndolo, identificándolo, gestionándolo y comunicándolo desde la primera instancia al oficial de cumplimiento, deben ser los articuladores entre los trabajadores y el oficial y la gerencia, velando por la instauración de la cultura de legalidad e impulsándola desde la socialización hasta con el ejemplo.
7.3 Oficial de Cumplimiento
El oficial de cumplimiento es el responsable de liderar y administrar el PTEE bajo las directrices de la alta dirección y la articulación con el grupo directivo y de jefes de proceso, debe tener la idoneidad necesaria para el cargo y cumplir con los siguientes puntos:
Capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo C/ST y tener comunicación directa con la gerencia.
Conocimientos suficientes en materia de administración de Riesgo C/ST y entender el giro ordinario de las actividades de la Entidad Obligada, así como el apoyo de un equipo de trabajo idóneo que asegura que se cubra todo el alcance y los riesgos de la organización
No pertenecer a la administración, a los órganos sociales o pertenecer al órgano de revisoría fiscal.
Estar vinculado laboralmente a la Entidad Obligada
No fungir como Oficial de Cumplimiento, principal o suplente, en más de diez (10) Empresas.
Estar domiciliado en Colombia.
Posterior a estas condiciones cumplirá sus funciones de:
Presentar a la gerencia la propuesta de PTEE con las directrices impartidas por este cargo y asegurar el cumplimiento
Presentar de manera semestral el informe de gestión del PTEE a la gerencia con la evaluación del programa y las acciones de mejora generadas.
Velar porque apoyado en el grupo directivo y de jefes de proceso por la correcta articulación del PTEE con las Políticas de Cumplimiento definidas por la gerencia y con los procedimientos individuales de cada proceso que aseguren su implementación y trazabilidad
Auditar el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del PTEE en Drogas Pague Menos.
Implementar la herramienta para la gestión de riesgos de la organización que es la matriz de Riesgos y actualizarla periódicamente y cuando se requiera en respuesta a las necesidades de la empresa y los cambios en sus riesgos.
Definir, adoptar y monitorear acciones y herramientas para la detección del Riesgo C/ST, conforme a la Política y la Matriz de Riesgos.
Garantizar el funcionamiento de los canales estipulados en esta política para la denuncia de riesgos de C-ST y que todas las condiciones de estas se den para la seguridad del denunciante.
Verificar la debida aplicación de la política de protección a denunciantes que la Entidad Obligada haya establecido y, respecto a empleados, la política de prevención de acoso laboral conforme a la ley.
Establecer procedimientos internos de investigación para detectar incumplimientos del PTEE y actos de Corrupción.
Gestionar con Recursos humanos los medios y el desarrollo de programas internos de capacitación de los temas del PTEE.
Verificar el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia aplicable a la Entidad Obligada.
Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del Riesgo C/ST.
Diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del Riesgo C/ST que formarán parte del PTEE.
Realizar la evaluación del cumplimiento del PTEE y del Riesgo C/ST al que se encuentra expuesta Drogas Pague Menos.
7.4 Trabajadores
Los trabajadores de la organización deben velar por el cumplimiento de este programa y cumplir con sus responsabilidades frente a este y a los compromisos adoptados para prevenir actividades relacionadas con corrupción y anteponer dicho compromiso a las metas comerciales y/o intereses personales. Deben participar de las capacitaciones y/o socializaciones e implementar los conocimientos aprendidos, denunciar cualquier anomalía y colaborar en cualquier proceso que se adelante, así como ser los socializadores y veedores ante los demás grupos de interés
